كثيرون يرسلون «فاتورة» قبل الاتفاق، ثم يرسلون فاتورة أخرى بعد التسليم، فتظهر الصفقة الواحدة مرتين في الحسابات. المشكلة ليست في البرنامج بل في اختيار المستند.
عرض السعر: قبل الاتفاق
اقتراح لا يُلزم أحداً ولا يُقيَّد في الحسابات، وله تاريخ صلاحية. غرضه أن يوافق العميل أو يفاوض. إصداره لا يعني أنك تستحق مالاً.
الفاتورة: بعد الاتفاق
مطالبة مالية تُقيَّد على ذمة العميل وتدخل حساباتك. من لحظة إصدارها صار لك دين، وصار السؤال متى يُسدَّد لا هل هناك اتفاق.
الإرسالية: مع البضاعة
إثبات تسليم لا مطالبة مال. تثبت أن ما اتُّفق عليه سُلّم فعلاً، وقد تسبق الفاتورة أو تتبعها حسب اتفاقك.
وأين سند القبض؟
ليس مستنداً رابعاً موازياً، بل إثبات دفع يُقفل فاتورة قائمة. مربوطاً بفاتورته يصير رصيد العميل معروفاً بلا اجتهاد؛ ومنفصلاً عنها يصير كشف الحساب تخميناً.
الترتيب الصحيح
- عرض سعر ← موافقة العميل
- فاتورة ← تُقيَّد على ذمته
- إرسالية ← إثبات التسليم
- سند قبض ← يقفل الفاتورة كلياً أو جزئياً